Comment organiser un événement avec un petit budget ?

Séminaire, week-end ou festival : la checklist indispensable pour faire rayonner votre projet !

24 avr. 2023

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"Jour après jour, ce que tu fais détermine qui tu deviens" — Heraclitus

Hello 👋

Organiser un événement mémorable sans casser la tirelire ?
C'est possible !

Cassandre Roland s’est lancé un pari fou : organiser un événement de 300 personnes pour promouvoir son association Les Jouissives, en 3 mois seulement !

Elle révèle sa check-list pour créer un événement d'envergure avec un petit budget.

Des conseils sur la rémunération des intervenants, aux secrets logistiques…

Vous aurez TOUT pour réussir votre projet !

Au programme

🎪 La Checklist de Cassandre
🥠 Petits hacks pour économiser (gros)

➞ Tous les détails dans l'épisode 🎧 du jour !

La Check-list de Cassandre

L'intention : le "why" du projet

Soyez clairs sur votre objectif si vous souhaitez rallier à votre cause !
Exemple : Si vous organisez un événement sur l'entrepreneuriat, votre intention est "connecter les entrepreneurs locaux pour favoriser l'innovation et la collaboration".

Plus l’intention est forte et affirmée, plus votre communauté sera soudée.

L’événement Burning Man est basé sur les principes d'inclusion, d'autonomie et de durabilité. Ces valeurs ont contribué à créer une communauté dévouée et engagée qui porte le festival chaque année. (Ah d’ailleurs si quelqu’un a une place en plus, reconnaissance éternelle 🙋🏻‍♀️).
Validation du concept

Vérifiez que le projet plait ! Constituez une équipe solide et recrutez des ambassadeurs.

Selon une étude Bizzabo, les événements avec des ambassadeurs génèrent en moyenne 33 % de participants en plus.
“Y a plus qu’à !”.
Branding

Une belle identité visuelle renforce la crédibilité de votre événement. Indispensable pour convaincre vos partenaires, sponsors ou clients.
Comptez au moins 1 000€ pour constituer une ligne éditoriale et pouvoir décliner des visuels Canva, clés en main. Si vous n’avez pas la chance de connaître de bons pros de la communication, contactez-moi en MP !

Selon Forbes, une identité visuelle bien conçue peut augmenter la notoriété de 80 %. Ne regardez pas la dépense, mais le retour sur investissement !
Vente

Sollicitez des sponsors qui partagent vos valeurs et objectifs. Ils financent en moyenne 23 % des événements (Eventbrite).

Mettez en place une stratégie de contenu pour promouvoir l'événement sur les réseaux sociaux, les forums et les groupes.

La “Foire Aux Questions” (FAQ) est un hack malin pour gagner du temps et se décharger des questions récurrentes, comme l’explique Cassandre dans l’épisode. En plus, une FAQ bien faite peut augmenter le taux de conversion de 20 % !
Diffusion

Croisez les canaux pour amplifier votre événement : presse, partenariats, parrainage, concours et influenceurs.

89 % des marketeurs considèrent le marketing d'influence comme aussi efficace, voire plus, que les autres canaux de marketing.

Pour autant, Cassandre vous explique dans l’épisode pourquoi ça n’a pas bien marché. Pas si magique !
Logistique

Préparez-vous aux imprévus et gérez les personnes qui achètent leur billet à la dernière minute.

Pour gérer efficacement la logistique, établissez un plan détaillé, allouez du staff supplémentaire (le renfort 🛟) et prévoyez un budget pour faire face aux imprévus.

Place à l'épisode 🎧 du jour !

Petits hacks, grosses économies

Voici un résumé des meilleures ruses pour gagner du budget :

Marketing local : Collaborez avec les instituts, associations, forums, influenceurs et autres événements liés à vos thématiques, autour de vous.
Pour identifier des communautés en place, sortez le nez de chez vous.
La plateforme Meetup peut aussi vous aider à trouver des événements locaux.
Équipe de bénévoles : Impliquez des bénévoles en échange d’un ou plusieurs tickets ou d’avantages exclusifs permet de réduire drastiquement les coûts.
En plus de créer une communauté autour de votre événement !
Outils gratuits : Canva pour les supports de communication (comme mentionné dans l’épisode) ou encore Eventbrite pour la billetterie et la gestion des participants.
Partenariats et sponsoring : Plutôt que de demander un soutien financier aux sponsors, proposez-leur de fournir des services ou des produits en nature.

Exemple : Des équipements, un service traiteur (comme Sweet and Nuts cité dans l’épisode) ou des goodies pour les participants.

Collaborez aussi avec d'autres entrepreneurs, organisations ou leaders d’opinion pour partager les coûts, les responsabilités et élargir votre audience.
RDV sur Reachmaker pour les identifier en 1 clin d’oeil !
Prix dynamiques : Proposez différents niveaux de billets pour maximiser vos ventes et brasser un public plus large.

Exemple : Early-bird pour les premiers arrivées, prix réduit pour les étudiants ou les personnes à faible revenu, ou VIP pour ceux qui souhaitent l’expérience exclusive.
(Re)diffusion : Diffusez en direct sur les réseaux sociaux ou via un lien privé.
Ou proposez le replay pour élargir votre audience et/ ou proposer des options payantes.
Crowdfunding : Utilisez des plateformes de financement participatif comme Ulule, Kickstarter ou Indiegogo pour couvrir une partie des coûts et à impliquer la communauté dans l'événement.
Contenu “UGC” : Encouragez les participants à partager leurs expériences, photos et vidéos de l'événement sur les réseaux sociaux.
Aymeric Bourgeois donne des conseils actionnables pour y parvenir ici.
Automatisations : Même si Cassandre dit se méfier du Growth Hacking, elle nous confie que ça lui a fait gagner du temps - et il n’y a pas de honte à ça…
Utilisez des outils comme Manychat pour répondre aux questions fréquentes des participants ! On en parlait dans cet épisode avec Ludivine.

Depuis, je l’ai mis en place sur mon compte Instagram et je vis ma meilleure vie.
Vous pouvez tester en me taguant en story, vous verrez à quoi ça ressemble 😂
Place à l'épisode 🎧 du jour !